ԻՆՉՊԵՍ ԳՐԵԼ ԱՐԴՅՈՒՆԱՎԵՏ ԷԼ-ՆԱՄԱԿՆԵՐ ԱՇԽԱՏԱՎԱՅՐՈՒՄ | ԻՐԱԿԱՆ ՊԱՐԶ

Եթե դուք երբևէ գործընկերոջից նամակ եք ստացել չափազանց ցայտուն ուղղություններով, խառնաշփոթ խնդրանքներով կամ ճանապարհ ներառված են չափազանց շատ անհարկի ստացողներ, դուք գիտեք աշխատանքի ընթացքում էլփոստով արդյունավետ հաղորդակցության կարևորության մասին: Առանց կազմակերպության կամ մտքի ուղարկված էլ-նամակները կարող են իրականում խոչընդոտել աշխատանքի հոսքին, ընդհանուր առմամբ նյարդայնացնել մարդկանց և առաջացնել սխալ շփում:

Այսպիսով, ինչպե՞ս եք պատրաստում հստակ, արդյունավետ էլ. Փոստ, որը ճիշտ հավասարակշռություն է ստեղծում մանրակրկիտ և հակիրճ: մեկը, որը հարվածում է բոլոր ճիշտ թեմաներին ներգրավված բոլոր ճիշտ մարդկանց համար: Նախ պետք է իմանաք, թե երբ ինչ-որ բան պետք է ուղարկվի էլեկտրոնային փոստով ՝ ի տարբերություն ուղիղ հաղորդագրության, անձնական հանդիպում , կամ հեռախոսազանգ , Նամակներն իդեալական են հրահանգների ավելի երկար ցուցակներ ուղարկելու, նախագիծ գրանցելու կամ ֆայլեր բաժանելու համար: Էլ.փոստով հաղորդակցությունը կապահովի նաև գրավոր գրառումը ցանկացած կարևոր խոսակցությունների մասին, որին դուք հետագայում պետք է հղեք: Ահա վեց բաներ, որոնք անում են բոլոր արդյունավետ էլփոստի գրողները նախքան «ուղարկել» հարվածելը:

1. Առավելագույնի հասցնել առարկայի տողը

Նախևառաջ, դուք կցանկանաք թեմայի տողը հարմարեցնել հաղորդագրությանը և (կամ) ձեր պատասխանին: Դուք գրու՞մ եք մեկին, ով անցյալ շաբաթ ուղարկել է ձեզ էլեկտրոնային փոստով: Մի վերցրեք հին, անկապ հաղորդագրություն և հարվածեք «պատասխանել». Դա ձեր ստացողն է, որը մոռացել է այն, ինչ գրել են ձեզ մեկ շաբաթ առաջ: Օգնեք կողմնորոշվել և կազմել պատասխան թեմայով թարմ թեմայով, որն արտացոլում է կամ նոր թեման, կամ ձեր պատասխանը նրանց հաղորդագրությանը (ասենք, մեր նորագույն հաճախորդի, Doեյն Դոյի կամ Քլիվլենդում գտնվող մեր տան նոր ուղղությունների ֆոնային տեղեկատվություն), ասում է Փեգի Դանքանը, անձնական-արտադրողականության փորձագետ Ատլանտայում: Ստացողին շփոթելու հավանականությունը քիչ կլինի, իսկ հետագայում ձեր հաղորդագրությունը ավելի հեշտ կլինի գտնել:

ինչպես արագ մաքրել սպիտակ կոշիկները

Երկրորդ, եղեք կոնկրետ: Օրինակ, այստեղ & apos; վատ / անորոշ թեմա է. Աշխատակազմի հանդիպում: Հիմա, ահա և ավելի լավը. Խնդրում ենք, այս կցորդը հասցրեք ժամը 14-ին: անձնակազմի հանդիպում: Երբ դուք ներառում եք մանրամասներ, ինչպիսին է անհրաժեշտ գործողությունը կամ որտեղ և երբ մանրամասները, օգնում եք ստացողին անմիջապես գնահատել ձեր հաղորդագրության կարևորությունը, ասում է Մարշա Էգանը ՝ Մուտքի արկղ Detox- ը և էլ. Փոստի գերազանցության սովորությունը ($ 20; amazon.com ) Այն նաև կօգնի նրանց հիշել, որ պետք է կատարեն պահանջվող առաջադրանքը:

Համոզված չեք, թե ինչ առարկա պետք է լինի: Մտածեք այն հիմնաբառերի մասին, որոնք կօգտագործեիք, եթե ստիպված լինեիք էլ-նամակը գտնել ավելի ուշ, ասում է հեղինակ Նիք Մորգանը Կարո՞ղ եք լսել ինձ Ինչպես կապվել վիրտուալ աշխարհի մարդկանց հետ ($ 11; amazon.com )

2. Տրամադրել մանրամասն հրահանգներ

Գրավոր ցուցումների հստակությունը կարող է ստեղծել կամ կոտրել աշխատանքային էլփոստի արդյունավետությունը: Եթե դուք մի խումբ մարդկանց համապատասխան հանձնարարություններ եք հանձնարարում, բաժանեք դրանք ըստ անձի և օգտագործեք փամփուշտի կետեր, որպեսզի բոլորն իմանան, թե կոնկրետ ինչում եք ձեզանից օգնության կարիք, մասնավորապես:

3. Chooseգուշորեն ընտրեք ստացողներին

Գրեք էլ. Փոստը ստացողներին ավելացնելուց առաջ, ասում է Վանեսա Վան Էդվարդսը, որի հեղինակն է Գրավել մարդկանց հետ հաջողության հասնելու գիտությունը ($ 12; amazon.com ) Սա ոչ միայն կանխելու է սարսափելի պատահական ուղարկումը, այլ նաև ձեզ հնարավորություն է տալիս ստացողներ ավելացնել էլփոստի բովանդակության հիման վրա: Wantանկանու՞մ եք խուսափել այդ բազմամյա էլփոստի երկար շղթաներից: Եթե ձեզ հարկավոր է մի քանի մարդ մեկնաբանել ինչ-որ բան, օրինակ ՝ փաստաթուղթ, մտածեք ստեղծել համօգտագործվող ֆայլ (օրինակ ՝ Google Doc), որտեղ բոլորը կարող են փոփոխություններ առաջարկել մեկ տարածքում ՝ առանց հազար նամակ ուղարկելու:

ՀԱՐԱԿԻ ՝ Այն ամենը, ինչ դուք պետք է (և չպետք է) ներառեք գրասենյակից դուրս աշխատող էլփոստի մեջ

4. Կտրեք ջրահեռացման լեզուն

Ուղարկել էլփոստի՞ն, որը շտկման կարիք ունի: Փոխանակ բանաստեղծական էպիլյացիայի ենթարկվելն այն մասին, թե դա ինչ քաշքշուկ է կամ ում մեղքն է, կենտրոնացիր դրա վրա գործողություն է անհրաժեշտ հարց լուծելու համար: Օրինակ ՝ փոխանակ ասելու. «Հաճախորդը մեր ներկայացման հետ կապված խնդիր ունի, և դա դժվար թե շտկվի», փորձեք. «Ես կցանկանայի ձեր օգնությունը շտկել մի բան, որը հաճախորդը դարձրեց մեր զանգի»: Սա կստիպի բացասական արձագանք տալը կամ էլփոստով տհաճ առաջադրանքներ խնդրելն ավելի արդյունավետ է:

5. Ներառեք պատասխանի հրահանգները

Նույնիսկ այն դեպքում, երբ ձեր էլ.փոստը պատասխան չի պահանջում (ես առաջիկա երկու ժամվա ընթացքում կլինեմ բժշկի մոտ կամ այսօրվա փոխարեն կարող եք ներկայացնել ձեր զեկույցը), շատերն իրենց պարտավորված են համարում այն հաստատել OK- ով կամ Thanks- ով: Տվեք այս մարդկանց հեշտ ելք: Եթե չեք ուզում լսել, ձեր հաղորդագրության վերջում ներառեք «Անհրաժեշտ չէ պատասխան», ասում է Դանկանը: Այն խնայում է ժամանակը երկու ծայրերում և դադարեցնում անօգուտ նամակները արկղերի խառնաշփոթությունից: Նաև մի հապաղեք նախապես գրել Շնորհակալություն, երբ ինչ-որ մեկին հարց եք տալիս: Դա ձեզ կդադարեցնի գայթակղության զգացումը `միանգամյա շնորհակալություն հայտնելու համար, երբ անձը կպատասխանի:

6. Մի անձնավորվեք

Էլ.փոստերը փաստերի համար են, այլ ոչ թե զգացմունքների, ասում է Էգանը: Ձայնի շեղման և մարմնի լեզվի թվային նամակագրության բացակայության պատճառով որոշ զգացմունքներ. Ինչպես եք վերաբերվում ձեր գործընկերոջը, ինչ եք մտածում ձեր հարևանի կուսակցության մասին, հեշտությամբ կարող են սխալ մեկնաբանվել: Եթե ցանկանում եք բարձրացնել զգայուն (կամ դրականից պակաս) խնդիր, փոխարենը զանգահարեք նրանց: