Անկախ նրանից, թե ձեր նամակագրությունը անձնական է, թե մասնագիտական, մենք բոլորս ենք մեղավոր, որ ժամանակ առ ժամանակ էլեկտրոնային փոստով կեղծ փոխանցում ենք կատարել: (Եթե միայն կարողանայիք ջնջել այդ անպատշաճ էլ-նամակը սխալ մարդուն փոխանցելու հիշողությունը): Հաջորդ անգամ, երբ մասսայի համար հաղորդագրություն կազմեք, հետևեք էլփոստի վարվելակարգի այս պատվիրաններին `խուսափելու կծկվելու արժանի հաղորդակցության խափանումներից:

ՀԱՐԱԿԻ ՝ Այն ամենը, ինչ դուք պետք է (և չպետք է) ներառեք գրասենյակից դուրս աշխատող էլփոստի մեջ

Հարակից իրեր

1 Պատասխանեք բոլորին զգուշությամբ

Մի պատասխանեք բոլորին, քանի դեռ այդ բաշխման ցուցակում ընդգրկված յուրաքանչյուր անձ չպետք է իմանա, թե ինչ է պետք ասել, ասում է Aimee Symington- ը, Finesse Worldwide- ի գործադիր տնօրենը: Նա առաջարկում է վերանայել ցուցակի անունները և պատասխանել միայն նրանց, ովքեր իրականում պահանջում են ձեր պատասխանը: Դա կարող է նշանակել պատասխանել ուղարկողին կամ յոթ ստացողներից երեքին: Եվ եթե ձեր մենեջերը կամ գործընկերը ցանկանում են ինչ-որ բանի վրա պատճենել, հարգեք նրա խնդրանքը:

Մտածված պատասխանները կարող են ժամանակ խնայել ուրիշներին: Լինի դա բիզնեսի, թե սոցիալական նկատառումներից ելնելով, մարդիկ կսկսեն նյարդայնանալ աննշան նամակների հոսքից, քանի որ ստիպված են կանգ առնել դրանք բացելու համար, ասում է Դայան Գոտցմանը ՝ Տեխասի Արձանագրությունների դպրոցի հիմնադիրը: Ուստի երկու անգամ մտածեք, նախքան բոլորը պատասխանել Can't make- ը պատասխանելով, հաջորդ անգամ, երբ ձեզ առաջարկեն նախաճաշել:

երկուսը Երբեք մի թեման դատարկ թողեք

Լավ թեմայի տողն օգնում է ստացողներին առաջնահերթ դասել էլ. Փոստը, ասում է Լիզի Փոստը ՝ Awesome Etiquette podcast- ի համահաղորդավարը: Ինչ էլ որ անեք, այն դատարկ մի թողեք: Առարկայի տողը մշակելիս այն դարձրու հստակ և հակիրճ և դիտիր ուղղագրությունն ու քերականությունը: Մարդը նկատում է առաջին բանը, ասում է Փոստը:

ՀԱՐԱԿԻ ՝ Կազմակերպեք ձեր աշխատանքային կյանքը 5 պարզ քայլով

Քանի որ թեմայի տողը պետք է արտացոլի էլփոստի բովանդակությունը, փորձագետները խորհուրդ են տալիս թարմացնել թեմայի տողը, երբ խոսակցությունը հոսում է: Խուսափեք առարկայական տողերից, որոնք կարող են վատթարացնել էլ-նամակի հրատապությունը (մտածեք. Արագ հարց վերնագրեք հիմնական աշխատանքային խնդիրը) կամ ստիպեք որևէ մեկին բաց թողնել այն հաղորդագրությունը, որը կարծում է, որ արդեն կարդացել է, բացատրում է Գոտսմանը: Նա առաջարկում է նոր թեմա սկսել, եթե էլ-նամակը շատ հեռու է եղել սկզբնական հաղորդագրությունից:

3 Արագ արձագանքեք

Չնայած մասնագետները համաձայն չեն նամակների պատշաճ պատասխանման ժամանակի հետ, նրանք համաձայն են, որ յուրաքանչյուր նամակ արժանի է պատասխանի: Եթե ​​պարզ պատասխանը (հասկացա, շնորհակալություն կամ լավ ծրագիր է թվում) բավական կլինի, փորձեք պատասխանել նամակը կարդալուն պես:

Երբեմն էլ.փոստի համար անհրաժեշտ կլինի տեղեկատվություն, որը հավաքելը կարող է տևել մի քանի օր, բայց դա չի նշանակում, որ ձեզ թույլատրվում է կախված մարդկանց թողնել: Տեղեկացրեք նրանց, որ ստացել եք իրենց էլ.փոստը և կվերադառնան, երբ կարողանաք, ասում է Սիմինգթոնը:

Եվ եթե հիշեք, որ ճանապարհորդում եք կամ հիշեք, օգտագործեք ինքնապատասխանիչ հաղորդագրություն գրասենյակից դուրս , ավելացնում է նա, այնպես որ մյուսները գիտեն, որ պատասխան չպետք է ակնկալեն:

4 Forգուշորեն առաջ

Համոզվեք, որ ճիշտ պատճառներով ճիշտ մարդկանց եք ուղարկում, ասում է Փոստը: Փոխանցելուց առաջ գնահատեք բովանդակության զգայունությունը. Այն պարունակում է ցանկացած կցորդներ և անուններն ու կոնտակտային տվյալները հաղորդագրության հետ կապված բոլորի համար: Որոշ մարդիկ նախընտրում են, որ իրենց կոնտակտային տվյալները մնան գաղտնի: Եթե ​​մի թեմա պարունակում է քննարկման չափազանց շատ մանրամասն կետեր, սկսեք նոր էլ.

ՀԱՐԱԿԻ ՝ Ինչպես կարգավորել 5 ծայրաստիճան անհանգստացնող գործընկերոջ իրավիճակները

5 Պատմեք ինչ-որ մեկին, եթե նրան կոտրել են

Մենք բոլորս այնտեղ ենք եղել: Վիրուսը տիրում է մեզ, և մինչ մենք դա կիմանանք, մենք պապիկին սպամացնում ենք հղումներով, որոնք ցանկացած մեկին կարմրում են: Եթե ​​դուք ստանում եք այն, ինչ ակնհայտորեն վիրուս է, տեղեկացրեք տուժողին, որը կարող է գաղտնի չլինել, թե ինչ է տեղի ունենում: Պարզապես ասեք. «Ես ուզում էի ձեզ տեղյակ պահել, որ դա տեղի է ունենում», - ասում է Սիմինգթոնը: Դա հաճելի բան է անել:

6 Հարգեք էլ.փոստի արվեստը

Դուք մտածում եք անձամբ լավ տպավորություն թողնելու մասին, ուստի ինչու՞ ձեր էլ.փոստի անձը նույն չափանիշին չհամապատասխանել: Էլ.փոստը ձեր արտացոլումն է և պետք է գրվի ոչ թե տեքստի, այլ նամակի նման `միևնույն ժամանակ մտապահելով հակիրճությունը, ասում է Սիմինգթոնը: Ստուգեք ձեր ուղղագրությունը, քերականությունը և կետադրությունը: Բոլոր գլխարկները ցույց են տալիս, որ դուք բղավում եք, և բոլոր փոքրատառերը ենթադրում են, որ դուք ծույլ եք: Նա ավելացնում է, որ չափազանց շատ տառատեսակներ, գույներ և ժպտերես դեմքեր կարող են գրգռել:

Եղեք ընկերասեր, առանց փորձելու չափազանցել հումորը: Սխալ եղեք զգուշության կողմից, նույնիսկ եթե հումորի զգացում ունեք, ասում է Գոտսմանը: Տոնը շատ հաճախ խառնվում է էլփոստի մեջ, և դուք չեք ցանկանում որպես պրոֆեսիոնալ լինել, քանի որ ինչ-որ մեկը ձեր կատակ չի ստանում:

7 Հիշեք. Ընթրիքին էլ.փոստ չկա

Մի բան է, եթե նշանակալից այլ անձի հետ պատահական ճաշ եք ունենում (և ամսաթիվը գիշերն է վաղը), բայց բացարձակապես մի ստուգեք էլ. Փոստը ընթրիքի ժամանակ, ասում է Փոստը: Ինչ վերաբերում է գրասենյակում հանդիպելուն, դա կախված է: Եթե ​​կոլեգաները ժողովների ժամանակ հեռախոս կամ նոթբուքեր են բերում կոնֆերանսների դահլիճներ ՝ էլփոստ մուտք գործելու համար, ապա դա, հավանաբար, լավ է: Տեղեկացեք, որ ընկերության մշակույթները տարբեր քաղաքականություններ են ունենալու էլփոստի շուրջ, ասում է նա: Տեղեկանալու համար իմանաք էլփոստի բնույթը ձեր աշխատանքում: