Մենք բոլորս ապավինում ենք էլ.փոստին ակնթարթային նամակագրության համար և հավաստիացնում, որ մեր Amazon փաթեթը, իրոք, իր ճանապարհին է: Բայց վստահ է, որ իր բոլոր գովելի բոնուսների շնորհիվ ձեր էլփոստի մուտքի արկղը կարող է արագ վերածվել ձեր գոյության փակագծին, եթե չստուգվի: Եվ խառնաշփոթ մուտքի արկղի տեսարանը անհապաղ սթրես է գրեթե բոլորի համար:
Էլ.փոստի կանոնավոր ստուգումը ամենօրյա խնդիր է, որը հնարավոր չէ խուսափել, և անկախ նրանից, թե որքան ջանասեր եք «պատասխանել բոլորին» հարվածելու հարցում, տեղադրման էլփոստի մուտքի արկղը կառավարելը ավելի հեշտ է ասել, քան արվել: Եվ եթե դուք ավելի շատ ջանասեր եք, ինչպես օրինակ, դուք ավելի հակված եք թողնել ձերը էլ. փոստերը հավաքվում են անհասցե - մուտքի արկղի կազմակերպման այդ բացակայությունը (և էլ. Փոստի պարտքի մեջ լինելու անհանգստությունը) հավանական է ազդելով ձեր արտադրողականության վրա ավելին, քան գիտակցում ես: Բարեբախտաբար, կա և կա ելք քաոսային մուտքի արկղից: Փորձելով ավելի լավ կառավարել մեր անկարգապահ արկղերը, մենք օգտվեցինք արտադրողականության դրական կողմերից ՝ ժամանակի խնայող (կարդացեք ՝ կյանք փրկող) էլփոստի կառավարման հակերների համար, որոնք մեզ ավելի կմոտեցնեն կարծես թե անհասանելի Inbox Zero- ին:
ՀԱՐԱԿԻ : 6 բան, որոնք ընդհանուր են բոլոր արդյունավետ աշխատանքային էլ-նամակների համար
Հարակից իրեր
1 Ստուգեք էլ.փոստը միանգամից ընդամենը 15 րոպե
Ըստ արտադրողականության փորձագետի և հիմնադիրի Inkwell Press , Tonya Dalton, դուք կարող եք առավելագույնի հասցնել ձեր արտադրողականությունը ՝ կարճ ստուգելով նամակները, 15 րոպեանոց պոռթկումներ , «Դուք կզարմանաք, թե քանի նամակ կարող եք կարդալ և պատասխանել կարճ ժամանակահատվածում, երբ խմբաքանակով ստուգեք ձեր մուտքի արկղը», - ասում է նա: «Հիմնականը ժամանակաչափ դնելն է, այնպես որ դուք գիտեք, թե երբ են լրացել ձեր 15 րոպեները և երբ է այլ գործի անցնելու ժամանակը»:
քանի՞ շղթա լույսեր 7 ոտնաչափ ծառի համար
երկուսը Scամանակացույցի ժամանակային բլոկների ժամանակացույցը
Նույն իմաստով, սովորություն ունեցեք պլանավորված ժամանակային բլոկները (15 րոպե տևողությամբ) զուտ էլեկտրոնային փոստով ստուգելու համար: Ուղղակի էլեկտրոնային նամակներ կարդալը, երբ դրանք ներթափանցում են ձեր մուտքի արկղ, ի վերջո խանգարում է արտադրողականությանը: Մասնագիտությունների համար, որտեղ անընդհատ շփումը շատ կարևոր է, ժամանակացույցի ստեղծումը կարող է իրատեսական չլինել: Բայց եթե երկար, քրտնաջան նայում եք ձեր աշխատանքին, կարող եք պարզել, որ հնարավոր է նշանակել էլ. Փոստով ընթերցման ժամանակ, ասենք, յուրաքանչյուր 60 կամ 90 րոպեն մեկ: Ձեր օրացույցում նախազգուշացումներ տեղադրեք այնքան ժամանակ, քանի դեռ սովորական չեք: Եթե ինչ-որ մեկը իսկապես կարիք ունի ձեզ հետ կապվելու, նա ձեզ նորից կուղարկի էլ. ուղիղ հաղորդագրություն ուղարկել , կամ զանգահարել: Եթե ձեր էլեկտրոնային փոստով նամակներ եք նետում, նշեք նրանց, ում պետք է հետևեք, որպես անընթերցված, որպեսզի հետագայում չմոռանաք պատասխանել:
ՀԱՐԱԿԻ ՝ Մոռացեք ժամանակի կառավարումը Ուշադրություն Կառավարումը արտադրողականության ավելի լավ ուղին է
3 Նպատակը օգտագործեք Նախագծերի պանակը
Թույլ մի տվեք, որ ձեր էլեկտրոնային փոստի տուփը դառնա անելիքների ցուցակ, մի բան, որով դուք անցնում եք վերևից ներքև », - ասում է Չարլզ Դուհիգը, լրագրող և« Բեսթսելլեր »հեղինակ Խելացի, արագ, ավելի լավ , Դա հնարավոր ամենալավ ցուցակն է, քանի որ բառացիորեն բոլորը կարող են ավելացնել դրան:
Ստեղծեք ձեր սեփական էլ.փոստի անելիքների ցուցակ ՝ բացելով միայն նրանց, ովքեր ձեր ուշադրության կարիքն ունեն: Փնտրեք կարևոր նամակներ, որոնք անհապաղ պատասխաններ են պահանջում (օրինակ ՝ առաջնահերթ նախագծերի կամ ձեր ղեկավարի կողմից): և բացեք միայն այդ հաղորդագրությունները կամ հարվածեք պատասխանին: Պատուհանի պատուհանը բաց պահեք ձեր համակարգչի վրա, կամ նախագիծը սպասող թողեք նախագծերի պանակում: Կա ձեր անելիքների ցուցակը. Պատասխանների այս շարքը: Օգտագործեք ձեր էլ.փոստի սահմանած ժամանակը ՝ մտածելու համար կոպիտ պատասխաններ գրելու համար, այլ ոչ թե փորձեք ավելի մեծ քանակությամբ պակաս համապատասխան նյութեր պոկել: Այդ կերպ ձեր նպատակը կարող է լինել ոչ թե մաքուր դատարկ մուտքի արկղ, այլ դատարկ նախագծերի թղթապանակ կատարել:
4 Ստացեք նամակներ խմբաքանակով
Եթե չեք կարող օգնել, բայց ստուգել ամեն անգամ պինգ լսելիս, ձեր մուտքի արկղում էլեկտրոնային փոստի անընդհատ արգելքը կառավարելու հեշտ միջոց է (և զսպել շեղումները) օգտագործել այնպիսի գործիք, ինչպիսին է BatchedInbox Gmail- ի հավելվածը կարող է ձեզ փրկել մշտական շեղումից: Այն խմբավորում է ձեր էլ-նամակները և ալիքներով ուղարկում ձեզ, բայց միայն ձեր ընտրած ճշգրիտ ժամերին:
5 Անխնա բաժանորդագրվել
Անտեղի տեղեկագրերի և վաճառքների ծանուցումները մեկ առ մեկ ջնջելը կարող է առաջացնել արտադրողականության պատրանք, բայց շաբաթվա հետ նույն աղբատար փոստով թերթելը միայն ավելացնում է էլփոստի անարդյունավետությունը: «Օրենքի համաձայն, բոլոր տեղեկագրերը պետք է ներառեն բաժանորդագրության ապաբաժանման հղումը», - ասում է Դալթոնը: «Takeամանակ հատկացրեք և կտտացրեք այդ հղումը ՝ բաժանորդագրվելու ձեր հայցը ներկայացնելու համար: Դա 10 վայրկյանանոց ներդրում է, որը կվճարի ավելի մաքուր մուտքի արկղի տեսքով »:
լավագույն գիշերային դիմակ չոր մաշկի համար
Դալթոնը նաև նշում է, որ էլ.փոստի բաժանորդագրության ծրագրի կամ ծառայության գրանցվելը անհրաժեշտ չէ ձեր մուտքի արկղը խառնաշփոթությունից մաքրելու համար: «Այդ ծրագրերից շատերն, ըստ էության, ավարտում են ձեր էլ.հասցեի վաճառքը այլ ընկերություններին ՝ դրանք բիզնեսում պահելու համար», - ավելացնում է նա:
ՀԱՐԱԿԻ ՝ Ինչպես մաքրել ձեր հեռախոսը
6 Միացրեք նախադիտման առանձնահատկությունը
Օգտագործեք ձեր էլփոստի ծրագրի նախադիտման առանձնահատկությունը, եթե այն ունի (նրանց մեծ մասն ունի): Սա թույլ կտա ձեզ զննել հաղորդագրության առաջին մի քանի տողերը առանձին պատուհանում, այնպես որ այն կարդալու համար ստիպված չեք լինի այն ամբողջությամբ բացել, և կարող եք անմիջապես ջնջել աղբը: (Բոնուս. Սա նաև նվազեցնում է վիրուսով հաղորդագրություն բացելու ձեր հնարավորությունները:)
7 Հպեք նամակներին միայն մեկ անգամ (և օգտագործեք Five D- ները)
Դալթոնն առաջարկում է քայլեր ձեռնարկել հենց որ հաղորդագրություն բացեք ՝ հաշվի առնելով 5 D– ները ՝ արա, հանձնարարիր, ջնջիր, հետաձգիր և նշանակիր: «Արագ արեք այն էլ-նամակները, որոնք պահանջում են երկու րոպեից պակաս գործողություն և հանձնարարեք նրանց, ովքեր պահանջում են գործողություն ուրիշի կողմից», - ասում է նա: Անմիջապես բաժանորդագրվեք և ջնջեք հաղորդագրություններ, որոնք գործողություն չեն պահանջում, և հետաձգեք այն ծանուցումները, որոնց ավարտման համար պահանջվում է ավելի քան երկու րոպե գործողություն: Վերջապես, ֆայլերի էլ. Փոստերը, որոնք համապատասխան տեղեկատվություն են պարունակում առանձին թղթապանակում, որպեսզի հետագայում դրանք ավելի հեշտությամբ գտնեք:
վարսակի ալյուրն օգտակար է սրտի համար
ՀԱՐԱԿԻ ՝ Էլ.փոստի վարվելակարգի 7 պատվիրանները, որոնք բոլորը պետք է հետևեն
8 Թղթապանակները ձեր ընկերն են
Երբ օգտագործում եք ձեր մուտքի արկղը որպես լռելյայն պահոց, այն արագորեն դառնում է անպիտան թվային գզրոց, ինչը բարդ է դարձնում գտնել այն, ինչ ձեզ հարկավոր է, ասում է Փեգի Դանկան , անձնական արտադրողականության փորձագետ Ատլանտայում: Դուք, իհարկե, կարող եք ձեռքով տեսակավորել հաղորդագրությունները պանակների մեջ, բայց նույնիսկ ավելի լավ ՝ կարող եք կարգավորել ավտոմատ ֆիլտրեր, որոնք ուղարկում են հաղորդագրությունները անմիջապես նախընտրած թղթապանակ: Օրինակ, Facebook- ից ստացված ծանուցումները կարող են ուղղակիորեն անցնել սոցիալական մեդիայի պանակ: Շուկայավարման թիմի բոլոր հաղորդագրությունները կտեղադրվեն ուղիղ ձեր շուկայավարման նախաձեռնությունների ֆայլում: (Gmail- ը դա անում է ինքնաբերաբար, բայց կարող եք նման համակարգ կարգավորել այլ էլփոստի ծառայությունների հետ, ինչպիսին է Microsoft Outlook- ը:) Երբ մեկ տեսակի բոլոր էլ.փոստերը, ինչպիսիք են տեղեկագրերը, խմբավորվեն իրենց սեփական թղթապանակում, դուք կարող եք ընտրել բոլորն ու ջնջել անցանկալիները հետևյալով. մեկ կտտոցով: Գտեք էլփոստի տեսակավորման ավտոմատ կարգավորում, որն աշխատում է ձեզ համար և ձեր գործերի համար, այնուհետև մնում է դրան:
9 Կազմեք պահածոյացված պատասխան
Եթե դուք ստանում եք բազմաթիվ հաղորդագրություններ, որոնք պարունակում են նմանատիպ հայցեր, Դալթոնը խորհուրդ է տալիս գրել նախնական պահածոյացված պատասխանը, որը յուրաքանչյուր էլփոստի պատասխանի միջոցով կարող եք մի փոքր կարգաբերել և անհատականացնել: «Պահպանեք լռելյայն պատասխանը որպես ձեր էլ. Փոստի ստորագրություններից մեկը, որպեսզի հեշտությամբ կարողանաք ավտոմատ կերպով լրացնել ձեր էլ. Փոստի մասը», - ասում է նա: Հանճար, այդպես չէ՞: (Պարզապես մի մոռացեք փոփոխություններ կատարել ստացողի և հանգամանքի համար):
ՀԱՐԱԿԻ ՝ Ինչպե՞ս իրականում իրերն արվել, երբ տանն եք աշխատում
10 Փոստը դասավորելու համար ստեղծեք Alias հաշիվ
Բազմաթիվ էլփոստի հարթակներ (ներառյալ Gmail- ը) թույլ են տալիս ստեղծել կեղծանուն հաշիվներ, որոնք բոլորը սնվում են մեկ մուտքի արկղում: «Ես հիմնադրել եմ իմ կեղծանվան հաշիվները ՝ մեկ թղթապանակ մտնելու համար», - ասում է Դալթոնը այն մարտավարության մասին, որը նա կիրառում է օրինագծեր և այլ կարևոր ֆինանսական փաստաթղթեր կազմակերպելու համար: «Ես այդ նամակներից ոչ մեկի հետ չեմ առնչվում մինչև ուրբաթ առավոտ, երբ ժամանակ եմ հատկացնում նստելու և իմ բոլոր ֆինանսները տեսակավորելու համար»:
ինչպես կազմակերպել լավ երեկույթ
տասնմեկ Ուղղակի Մի՛ արա Պատասխանել
Այնտեղ ասվել է. Այս խորհուրդը գերազանցում է ակնհայտ անպիտան փոստով զբաղվելուն, և մենք ակնհայտորեն չենք քողարկում ձեր շեֆին ուրվական տալը: Մենք խոսում ենք ձեր գործընկերոջ երկու աշխատասեղանի այդ հաղորդագրության մասին: Դուհիգը պնդում է, որ հաճախ մարդիկ հարցեր են տալիս, երբ հավանաբար կարող են ինքնուրույն գտնել պատասխանները: Եվ եթե ես չպատասխանեմ, նրանք պատրաստվում են գտնել այդ պատասխանները: Ինչպե՞ս եք իրականացնում այս տեսակ մտածողությունը ՝ առանց կոպիտ զգալու: Ավելի շատ անհանգստանալով ինքներդ ձեր և ձեր սեփական ժամանակի մասին, քան ուրիշների ժամանակը (ա !խ): Գործնական վարվելակերպ. Ոչ մի պատճառ չկա, որ ես պետք է պատասխանեմ մարդկանց պարզապես այն պատճառով, որ նրանք ինձ էլեկտրոնային փոստով ուղարկեն:
12 Վերանայեք Inbox-Zero Dream- ը
Սա գուցե իմաստության ճիշտ մարգարիտը չէ բոլորի համար. Շատերի համար կա մի բան, որը խիստ հագեցած է ավարտել և սկսել ամեն օր մաքուր փոստարկղով: Բայց ձեզ համար միգուցե այս սպասումն անիրատեսական է և նույնիսկ մի փոքր խեղդող: Դուիգգը ասում է, որ ձեր մուտքի արկղը կրոնականորեն դատարկելը անկեղծորեն կարող է ժամանակի կորուստ լինել (և գուցե իսկապես ինչ-որ այլ բանի մասին): Deleteնջելը, ջնջելը, ջնջելը հարվածելը կարող է գոհացուցիչ լինել կամ արդյունավետ թվալ, բայց ինչու՞ անհանգստացնել: Նա առաջադրում է հարցը. Դուք դա անում եք այն պատճառով, որ դա ձեզ լավ է զգում, կամ այն պատճառով, որ այն իրականում օգտակար է: Եվ եթե դա օգտակար չէ, գուցե ձեզ մաքուր մուտքի արկղ պետք չէ, և գուցե դուք պետք է դադարեցնեք օգտագործել դա որպես հաջողության բարոմետր:
ՀԱՐԱԿԻ ՝ Էկրանի ժամանակը կրճատելու համար 8 փորձառու թվային խառնաշփոթության խորհուրդներ
